Parcial II
Administración en una Página
Presentado Por:
Paola Andrea Vallejo Mazo
María Cristina Castro Hernández
Presentado a:
Javier Ospina
CORPORACIÓN UNIVERSITRIA REMINGTON
Gerencia de Sistemas
MEDELLÍN
2013
1. ¿Que Plantea el texto?
Nos plantea una serie de instrucciones o formas de realizar un informe de una sola página, tomando lo más relevante de toda la información que se tenga, paso por paso y de ese modo lograr organizar y comprender mejor los datos de todo lo que se requiera de forma concisa y organizada.
2. ¿Cómo lo Plantea?
Nos lo plantea a través de un ejemplo de una empresa que ha entrado en crisis y para salir de ella contrata a Brian Scott para hallar soluciones, cuando todo se complica entonces aparece un hombre que se hace llamar “El Infoman” , el cual a través de una serie de instrucciones le ayuda a organizar la información de la empresa de forma clara, concreta, y relevante, en un informe de tan solo tres páginas, forma que no sólo le es muy útil a Scott, sino a la empresa en general, cuando la deciden comenzar a implementar.
Desempeñe el rol del nuevo Presidente de la empresa que ha sido elegido por la Junta Directiva y responda las preguntas 3 a 7:
3. ¿Mi único y verdadero problema administrativo son las finanzas?
No es el único, porque los problemas administrativos y de finanzas se dan a causa de otras fallas, que no tienen que ser únicamente por dinero, o por su mala administración, aunque también es de suma importancia saber manejar bien toda esta parte, a lo que me refiero es que una empresa también depende del trabajo en equipo, de la sinergia, por la tanto para que todo funcione de forma sobresaliente o por lo menos de forma satisfactoria, desde el portero de la empresa hasta el presidente, deben realizar de su trabajo lo mejor posible y de manera muy honesta.
En esta empresa a parte de las finanzas hay varios problemas un poco más importantes que las finanzas ya que una empresa que no conozca sus necesidades y su personal la forma en que resuelven sus dificultades. es difícil que comprendan cómo pueden realizar otras actividades diferentes a lo que ya esta establecido. Lo importante es conocer a fondo la compañia saber, de que se alimenta y que puede llegar a ser con el paso de los años, en este caso con la ayuda del señor “EL INFORMANT” la empresa alcanzó el exito en cada uno de los procesos que pudo realizar mucho mejor y con gran capacidad y talento de empleados que se enseñaron a seguir las rutinas y costumbres de la empresa, al momento de realizar propuestas, estudiar y canalizar las pruebas que se imponen en cada uno de los casos, se puede evidenciar que “ Los informes de una sola pagina “ dieron un vuelco total al sistema de la organización teniendo en cuenta mas factores de cambio y éxito, expuestos por cada uno de sus empleados, que se involucraron con compromiso.
A Veces en las empresas los mayores problemas no son las finanzas, sino el desconocimiento de lo que pueden llegar a hacer sus empleados, la creatividad que tienen y cuando un empleado es tomado en cuenta este puede crear cosas sorprendentes.
su principal problema era el “MANEJO DE LA INFORMACIÓN” el desconocimiento del funcionamiento de Xcorp y la capacidad que tienen los empleados de cambiar las formas de la compañía.
4. ¿La empresa, desde el enfoque sistémico, ¿qué otros problemas presenta desde el entorno?
Desacuerdos, falta de comunicación, no aceptar cambios o no querer implementarlos, excesiva acumulación de información y no saber como manejarla, cada departamento le echa la culpa al otro de sus fallas. No hay coordinación.
5. ¿En las actuales condiciones empresariales, ¿Puedo caracterizar un sistema de información manual?
No es buena idea porque es un proceso que haría todo más demorado y no daría casi ningún buen resultado a la hora de recopilar información, mas si esta necesita actualización continuamente, siempre es bueno ayudarnos del el apoyo tecnológico.
Los procesos manuales pueden ser más dispendiosos y pueden tener más errores humanos y sobrecarga para sus empleados, ninguna compañía puede tener procesos manuales ya que estos por sus características aumentan errores en todo.
6. ¿Cómo se comporta el actual manejo de la información?
De muy buena forma porque es mucho mas fácil de comprender, nos ahorra mucho tiempo y nos proporciona muy buenos resultados.
Es engorroso, con dificultades y poco claro para poder ejecutar decisiones que pueden ayudar a que las empresas puedan continuar con su evolución.
El buen conocimiento de la información puede acarrear un gran éxito en toma de decisiones importantes para lograr los objetivos propuestos.
7. ¿Cómo debe ser mi actitud para alcanzar los ideales de una empresa moderna, cuyo nervio central es el manejo del recurso conceptual de la información, para la toma de decisiones?
Debe ser una persona con mucha determinación, capaz de tomar decisiones, de aplicar y adaptarme a cambios que se presenten si son para mejorar, con buena comunicación y muy respetuosa con los demás compañeros de trabajo, preocupándose siempre por el personal de la empresa en general, de su bienestar y de incentivar siempre su buen desempeño laboral.
Las actitudes frente a los cambios son importantes para cualquier compañía, si los empleados tienen un buen proceso ayudan mucho mejor a los cambios y desarrollan más su capacidad intelectual en cuanto a proposición de ideas y tareas continuas al mejoramiento de la empresa.
Debe ser siempre dispuesta a lograr objetivos corporativos y el comportamiento puede ayudarnos mucho en estas situaciones para lograr el éxito.
Ahora, Ud. Como nuevo Presidente: “Sabía que necesitaba una solución a largo plazo que garantizará el futuro crecimiento de la empresa. Pero la búsqueda de una solución a largo plazo era más difícil.” Partiendo de ésta apreciación futurista responda a la pregunta 8:
8. ¿Qué tipo de solución plantearía a la empresa, teniendo presente que fuera de ser el nuevo Presidente, cuenta con la suficiente formación en el área de sistemas?
Implementar un software que me permita filtrar y manejar mejor la información que hay guardada en las bases de datos.
9. Dentro de la empresa como sistema, cada actor desempeña un rol determinado, donde cada cual explica el desempeño empresarial desde su labor cotidiana. ¿Considera Ud., qué este comportamiento impregna un ritmo equilibrado para lograr la morfogénesis (cambio) empresarial?
Ayuda para lograr cambios positivos, porque es importante que cada persona sea capaz de autoevaluar y valorar su trabajo de forma honesta, entonces lograremos saber cuáles son nuestras debilidades y fortalezas, sólo que al conocerlas lograremos saber de dónde partir para mejor nuestras debilidades y fallas en nuestro equipo de trabajo.
Cada empleado tiene asignado a su cargo un labor que debe ser necesaria para poder interpretar cada proceso y cada función. Cada cargo es necesario en todos los procesos, de no ser así, la empresa colapsarìa. cada persona tiene un función importante y primordial. Para funcionar se debe tener disposición al mejoramiento continuo, y ayudar a que todos los procesos puedan ser mejores.
Cada departamento de la empresa no puede ser una isla, no puede pretender que los otros no tengan en cuenta sus resultados, si un proceso falla, todo falla.
10. Qué valor le da cada actor a la información que maneja en su propio espacio empresarial?
El gerente le da un valor prioritario, que en ocasiones puede ser difícil de organizar y manejar, pero es lo que se dedica a trabajar, es muy importante porque son los temas que maneja y por lo tanto debe dominar lo mejor posible.
EL valor que cada uno de a su obra debe ser el más importante ya que la información cuando se conoce hace que cada uno de los actores puedan comenzar a realizar mejor su obra, y permite que la compañía pueda llevar a cabo sus metas, saber que todo puede mejorarse y que no se depende de ser rígidos en lo que ya se conoce puede innovar un proceso y puede realizar un cambio importante en una acción o movimiento de producción.
Le da un valor prioritario, que en ocasiones puede ser difícil de organizar y manejar, pero es lo que se dedica a trabajar, es muy importante porque son los temas que maneja y por lo tanto debe dominar lo mejor posible.
11. La siguiente afirmación: “Si usted no sabe que es lo que anda mal, no lo puede arreglar”, ¿se podría convertir en pieza clave para el nuevo presidente de la empresa?, y si realmente se convirtiera, se pudiera afirmar que, ¿el efecto palanca es de poca o nula utilidad en dicho contexto empresarial?
Todo se puede arreglar si el empleado tiene disposición al cambio y puede ser guiado a un mejoramiento continuo, es una pieza clave para reorganizar todo un mundo de caos, que está mal.
Se convierte en pieza clave porque para hallar soluciones y respuestas lo primero es conocer los problemas y las preguntas, pero es efecto palanca es de nula utilidad pues para buscar soluciones a un problema primero debemos hallar y comprender la dificultad y la raíz del problema.
Se convierte en pieza clave porque para hallar soluciones y respuestas lo primero es conocer los problemas y las preguntas.
12. Cuál es el real poderío de la metodología expuesta en “Administración en una Página”? ¿Y qué concepción se tiene del manejo sistémico?
A través de un ejemplo de una empresa que se encuentra en crisis y unos actores que aportan mucho de si mismos, nos guían acerca de como seria la forma correcta de elaborar tres informes básicos para el manejo de información en una empresa por medio de unos excelentes ejemplos llevados a la realidad.
Todos deben trabajar desde el mismo enfoque de informes mas no de información para logar ahorro de tiempo y mejores resultados.
El real poderío de este sistema es el poder contextualizar a cada uno de los empleados, que el cambio es bueno y que hacer las cosas de otra manera puede traer beneficios, ayuda a fomentar la creatividad entre los mismos empleados y genera la exposición de nueva sinergia lluvia de ideas y planeación.
13. Exponga los problemas de información que plantea cada uno de los empleados, cuando dialogan con el nuevo presidente, acerca del actual proceso decisional de la empresa.
La excesiva cantidad de información y el poco tiempo que tenían para reunirla y presentar informes con una importante serie de requerimientos no tan sencillos de encontrar y analizar que probablemente tardarían semanas en realizar.
Los principales problemas, son la resistencia a realizar el informe. Todos plantearon en si la misma idea o las mismas metas, algunos copiaron de otros sus metas y sus procesos, y eso dificulto que se dieran cuenta de que necesitaban cambiar.
Aunque su disposición fue buena, es necesario entender que cada uno es un mundo y la meta es lo mas importante a conseguir.
14. A partir de la respuesta anterior, identifique los problemas de índole interna y externa. ¿Qué papel juega el entorno en cada uno de esos problemas? ¿Presenta problemas el flujo de información que se manipula en toda la red empresarial?
El desorden y la dificultad para organizar, analizar y hallar información, media o muy poca competitividad en el campo. La producción y los ingresos mejoren es muy importante la participación y satisfacción completa proveniente de cliente, proveedor, jefe y empleador. Hay mucha falta de comunicación dificultad para adaptarse a los cambios o proponerlo, conformidad con el proceso que se ha llevado y por lo tanto a la hora de cambiarlo.
15. En el texto, El “Informan” hace literalmente una afirmación acerca del origen de las dificultades empresariales. ¿Comparte o no su afirmación? Por qué?
La comparto, porque en efecto la compañía tenía un gran problema con el manejo de información.
TOTALMENTE cada uno de los empleados forma parte de la empresa y debe llenar sus expectativas, todo está relacionado y es necesario entender que los procesos deben ser continuos y el valor más grande de una empresa es la información, su activo principal. Y la compañía tenía un gran problema con el manejo de información.
16. “...hace pensar en una persona que se está ahogando en un mar de información”. Esta apreciación enmarca la situación de muchas de nuestras empresas en el nuevo escenario (entorno) mundial. ¿Qué soluciones inmediatas propone?
Retomar lo más relevante y con mayor importancia de todo ese mar de información, datos que realmente nos sean útiles y que sean los más necesarios, para reducirlos comprenderlos retroalimentar y aprender todo lo que necesitamos dominar para superar la crisis y no ahogarnos en un mar de información.
Información clara y concisa que pueda ser procesada. Sistemas que mejoren el arrojo de informes claves para las personas que tengan que tomar decisiones, cambio de la gente y menos resistencia al cambio.
17. De los 3 informes de una página que se plantean en el texto, cuál es el más importante para Ud.?
Los tres son muy importante, pero para mí el mas importante es el informe de enfoque porque contiene los datos de la información clave acerca de lo que yo hago.
18. Analizando cada uno de los tres informes como subsistemas ¿cuáles serían los elementos sistémicos que los caracterizarían?
El análisis acerca de mi desempeño y de lo que hago, lo bueno y lo malo que yo hago, y lo bueno y lo malo de lo que las demás persona de la empresa hacen.
19. Simplemente, como profesional en Ingeniería de informática, elabore una propuesta clara y concisa, para que la empresa encuentre una solución óptima a su problema de información. (Este punto debe tener una extensión precisa de una hoja).
20. Siguiendo precisamente el texto, ¿cuándo se inicia el verdadero reto administrativo? ¿Qué función cumple allí la información?
Comienza con la organización de demasiados datos y luego superar la resistencia al cambio, la información nos ayuda a saber que está bien y que está mal y como debemos proceder.
La información para cualquier Compañía es su activo más preciado, tiene todo el poder de llenar todos los requisitos que llevan a tomar las mejores decisiones y puede contener todo lo que se necesita para la mejora en sus procesos.
21. ...”¿Quién prepara el informe de gerencia? – preguntó.
- En una Compañía de este tamaño debe utilizarse el computador para preparar el informe – respondió el Infoman -. Si usted emplea un computador, puede conectarlo a todas las fuentes de información, en forma manual o automatizada. Entonces el computador puede canalizar los datos y adaptar los informes específicamente para sus gerentes. Usted puede agregar capacidad al programa del computador para permitir que los gerentes pidan información que no sea parte del contenido de sus Informes en una página.”
Será este Dialogo el inicio de una propuesta para un sistema de información computarizado?
Se puede entender como una propuesta de un sistema que pueda ser desarrollado, para una compañía que necesite realizar capturas de información necesarias. Es posible que se trate de dar una iniciativa para este.
Es una propuesta, porque con ese sistema de información computarizado, puede tener una dosificación de la información mejor sistematizada que manual, de ese modo será mas fácil compartir lo que se aprende o adquiere con el resto de empleados de la compañía, como lo es algo tan importante como la información comprender y mejorar la calidad de todos los informes que se vallan a realizar.
22. Defina los factores críticos de éxito y su relación con la consecución de las metas empresariales.
Falta de filtros de la información, resistencia al cambio, des combinación entre áreas, falta de enfoque de la información, desconocimiento de factores claves.
23. El texto “administración en una página”, ¿se puede considerar el origen de un sistema de información?
Sí puede contemplarse como el origen sistema de información, porque nos enseña la realización de informes que nos permite tener acceso a la información que se necesita de forma más rápida pero igualmente confiable.
Sí, porque nos enseña la realización de informes que nos permite tener acceso a la información que se necesita de forma mas rápida pero igualmente confiable.
24. El texto “administración en una página”, ¿es un sistema de información?
Es un sistema de información porque reúne un conjunto de elementos que interactúan entre sí para dar apoyo a las soluciones de problemas de una empresa en crisis.
TOTALMENTE cada uno de los empleados forma parte de la empresa y debe llenar sus expectativas, todo está relacionado y es necesario entender que los procesos deben ser continuos y el valor más grande de una empresa es la información, su activo principal.
25. “Durante mis visitas – prosiguió el Infoman – explicaré como pueden prepararse manualmente los informes. En esta forma sabrá usted que tiene la opción personal de ejecutar el trabajo manualmente, de ordenarle al personal de computadores que desarrolle un programa, o de adquirir el programa de computador conocido como el Sistema de Una Página (The One Page System –TOPS). Cualquiera que sea la forma de que lo haga, el resultado es el mismo: tres informes de una página.”
Desde este ámbito planteado, ¿el trabajo manual se puede automatizar totalmente?, en la actualidad, ¿el resultado será siempre el mismo: 3 informes de una página?
Se puede automatizar totalmente de hecho es lo que se pretende y que el resultado sea siempre de tres informes de una sola página.
A pesar de la existencia de innumerables software, que ofrecen al cliente un mejor manejo de su información, existen muchas empresas que no tienen una buena posición ante ellos y continúan manejando procesos manuales, tales como kardex , hojas de trabajo etc. Generando un caos en muchas ocasiones en los sistemas de producción. En los controles de inventarios, en la forma de facturar, ya que el cliente nunca sabrá que posee en existencias si alguno de estos papeles se pierden. En este caso es imposible que los informes salgan de una página. En algunos casos los informes nos son tan eficientes y pienso que debe ser desconocido para muchos en el mundo elaborar este procedimiento de centralización de metas en una sola hoja. Las empresas no tienen la costumbre de manejar las cosas de esa forma.
Si se implementara este sistema tendría una gran acogida para las personas que lo manejan.
26. Dentro de los 4 pasos para definir los factores críticos de éxito, ¿cuál tiene relación directa con la información? ¿Cómo es esa relación?
Todos los pasos tienen que ver con la información ya que no sería lógico que se pudiera tener el éxito si en todas ellas no se involucra la información y la necesidad de tener una clave importante para el desarrollo del éxito. La información en todo caso es uno de los activos más importantes sin ella no se pueden definir estos cuatro puntos del éxito:
Relaciones importantes del éxito: tengo que conocer cuáles son las relaciones que tengo dentro de mi trabajo, los proveedores y todo aquello que pueda llevarse a manejar mi negocio y es información.
Defina sus áreas de éxito desde diferentes puntos de vista: Para conocer las áreas de éxito se necesita estar informado de las mismas, para nada esta desconectado de la información y es lo que más necesita.
Los 4 tienen relación con la información, pero para mi punto de vista el que tiene una relación mas directa es el paso 3 que dice “Identifique los factores críticos de éxito para cada área de éxito”, porque es aquí donde identificamos una lista de factores de éxito medibles para cada área de éxito.
27. ¿De qué forma utiliza el texto el (Percepción del mundo real) pensamiento sistémico para llevar a cabo la metodología que sustenta para lograr la Administración en una página?
Planteando un ejemplo, que se lleva a una situación real, agregando diferentes puntos de vista y posibles situaciones que se puedan presentar, y un paso a paso para especificar cómo sería la forma correcta de elaborar sus tres informes de una página.
28. De qué manera la información generada por cada informe de página (de enfoque, de realimentación, de gerencia), estimula la labor del personal de la empresa? ¿Cuál de ellos connota una estructura realmente socio - tecnológica?
Estimula la información de la empresa ya que ayuda a que cada uno de sus empleados puedan tener un enfoque de retroalimentación en la organización de los procesos de entrada y salida. ayuda a tomar una gran conciencia en la empresa sobre los procesos y sobre la lluvia de ideas que ayuda a mejorar el clima laboral cuando el empleado se siente estimulado y que se toma en cuenta puede poner un toque interesante en su empleo y logra tomar una actitud interesante. todos connotan el uso de tecnología y de los informes ya que todas las personas deben tenerse en cuenta para poder realizar cada paso que necesitan.
Los informes hacen que los empleados analicen su estado actual se propongan metas cada día mejores de alcanzar y superar, de ese modo hay mayor motivación, y los empleados desarrollan mayor amor e interés por desempeñarse muy bien en sus empleos.
29. Cuál de los 3 informe de una página (de enfoque, de realimentación, de gerencia), ayuda al talento humano de la empresa a ejercer un mayor control sobre su propio desempeño laboral?
El Informe de enfoque porque permite evaluar la información clave acerca de lo hago como empleado, y como persona que tengo mucho que aportar a una empresa.
El de reestructuración es importante porque permite reconocer mis fortalezas y debilidades y con el puedo realizar buenas cosas.
30. Analiza ampliamente las fortalezas y las debilidades del sistema de información que actualmente posee la empresa.
Las debilidades del sistema de información de la empresa principalmente tienen que ver con el manejo de la información, el desconocimiento de todo lo que hacen. Los Subsistemas de las empresas, las áreas están incomunicadas no se conocen, no han conversado ni planeado de sus fallas.
Cuando el señor Scott llega es el punto de quiebra y de comienzo real de la nueva compañía ya que es la unica forma en que una empresa avanza. Cuando comunicamos nuestras ideas y hacemos conocer de una forma respetuosa y demostrable lo que tenemos para un proceso la idea de los otros puede cambiar ampliamente y convertirse en una fortaleza.
La Fortaleza de Xcorp fue el alto compromiso de sus empleados a pesar de su resistencia al cambio. Fue excelente que todos pusieran un grano de arena para completar su experiencia.